Менеджмент слаженной команды

Аннотация. Данная работа посвященасложному процессу подбора персонала для какого-либо проекта, разработан алгоритм управления проектной командой.

1.    Паспорт Проекта

 2.            Актуальность проекта

Показатель качества управления –
обычные люди, делающие необычные вещи.

Питер Друкер

Современное управление системой образования связано с проектной деятельностью. В настоящее время управление проектами представляет собой новый уровень управленческой деятельности, проекты занимают все более активные позиции в решении задач стоящих перед организацией.  

По данным Международной Ассоциации Управления Проектами (IPMA) использование проектного менеджмента позволяет сэкономить порядка 20-30 процентов времени и около 15-20 процентов средств, затрачиваемых на осуществление проектов и программ. Приложение 1.

В лицее разработана и принята Программа развития лицея «Качество образования в условиях совершенствования системы управления качеством», которая, являясь мультипроектом, включает в себя целевые инновационные проекты. Программа ориентирует на сохранение основных достижений образовательной системы лицея. Многие проекты являются продолжением и преемственны с предыдущей Программой развития лицея. Имеется портфель проектов. Приложение 2.

Общие признаки проекта:

ü направленность на достижение конкретных целей;

ü координированное выполнение взаимосвязанных действий;

ü ограниченная протяженность во времени, с определенным началом и окончанием;

ü сформированный и обоснованный бюджет;

ü определенное качество;

ü неповторимость и уникальность.

Успех реализации любого проекта во многом зависит от системы управления проектом, которая должна быть хорошо структурирована. Основной структурной единицей участников проекта является команда проекта - специфическая организационная структура, возглавляемая руководителем проекта и создаваемая на период осуществления проекта с целью эффективного достижения его целей.

Для эффективности управления нужна четкая иерархия власти и ответственности, а для слаженности работы – ясные правила взаимодействия и распределения полномочий. Четкое исполнение инструкций оказывается не всегда адекватным – в инструкции всего невозможно предусмотреть. Это тормозит принятие решений, снижает гибкость и оперативность реагирования, сокращает вероятность творческих и нестандартных действий. Строгая иерархия может какое-то время поддерживать внутреннюю стабильность организации, но, при этом, иерархичность в значительной степени противоположна саморазвитию и быстрой реакции на изменения в системе.

Команда проекта  - это объединение людей с целью достижения результатов, к которым стремиться каждый человек из группы. Потенциал команды выше потенциала групповых или индивидуальных усилий.

Слаженная команда – это средство спасения в ситуациях высокой неопределенности. Командная кооперация персонала позволяет увеличить производительность управленческой работы на 70-80%. Четкие должностные полномочия и границы профессиональных компетенций размываются, ответственность берут на себя все, решения принимаются оперативно и творчески на стыке различных знаний, опыта и возможностей.

Выбор управленческого средства, включая командную работу, зависит от ситуации.  Необходимость в командной работе возникает тогда, когда  сталкиваемся с проблемами нестандартными, требующими новых решений в условиях неопределенности.

 3.  Цели и задачи проекта

Цель -разработка и внедрение механизмов формирования и деятельности эффективной проектной команды.

Задачи:  

ü определить принципы формирования команды проекта;

ü разработать структуру управления командой;

ü выявить риски при формировании проектной команды.

 4.  Этапы реализации проекта

1. Инициация проекта. Формирование проектной команды.
2. Планирование деятельности команды.
3. Деятельность команды по решению проблемы. Контроль за выполнением поставленных целей и задач, координация деятельности.
4. Анализ результативности проектной команды, оценка деятельности.
5. Завершение проекта: реорганизация или расформирование команды.

Каждый из этапов имеет свои сроки реализации в зависимости от целей и задач проекта. Процессы и функции управления проектом представлены в приложении 3.

 5.  Механизмы функционирования проектной команды

1. Основные аспекты формирования команды:

мотивационный;

функциональный;

коммуникативный;

совместимость;

однородность;

равенство;

специализация и профессионализм;

обратная связь;

экстремальные условия;

лидерство.

Пояснение по перечню в приложении 4.

1. Основные стадии жизненного цикла команды проекта:

формирование;

сработанность (психологической напряженности);

рабочая (нормального функционирования);

реорганизация;

расформирование.

 Представлены в приложении 5.

1. Управление командой проекта представлено в виде алгоритма:

планирование работы проектной команды;

организация работы команды;

контроль за выполнением поставленных целей;

разработка критериев результативности работы команды;

оценка результативности работы команды.

Схема приведена в приложении 6.

Цель управления командой проекта заключается в оптимизации результативности деятельности команды, обеспечении обратной связи, решении вопросов, поощрение контактов для достижения успеха проекта. В результате управления командой проекта потребности в ресурсах могут быть пересмотрены. Должны подниматься вопросы и обеспечиваться входная информация для оценки результативности педагогического труда и труда персонала организации.

1. Ресурсы: информационные (нормативно-правовая база), интеллектуальные.

Для формирования проектной команды в лицее имеются необходимые ресурсы. Характеристика кадрового состава: уровень образования, уровень квалификации, информация о повышении профессиональной компетенции в приложении.

5.Управляющее воздействие - нормативно-правовая база проекта: приказы Минобрнауки НСО, приказы ГУО мэрии г. Новосибирска, приказы по лицею.

 6.        Определение оргструктуры проекта

Цель  оргструктуры проекта обеспечить наиболее полное исполнение необходимых обязательств всех сторон, вовлеченных в проект. Распределение должностных обязанностей и полномочий, должны быть определены в соответствии с запросами проекта и с учетом существующей политики организации. Определение организационной структуры проекта включает в себя выявление всех членов проектной команды и других лиц, непосредственно участвующих в работах по проекту. Проектная команда является носителем коллективных знаний организации, ценностных установок, хранителем традиций лицея.

Матрица ответственности на проект

Условные обозначения: Р – руководит, У – участвует; О – организует;  К – контролирует; И – информирует. В таблице представлены функции административной команды и ответственность за процессы при реализации проекта.

Развитие команды проекта

Целью развития команды проекта является постоянное улучшение результативности деятельности команды и взаимодействия членов команды. Этот процесс должен усиливать мотивацию.  Развитие команды проекта зависит от существующих компетенций педагогов, в соответствии с этим определяются ролевые функции команды проекта. Приложение 8.

Основные правила коммуникации должны быть установлены в самом начале проекта, чтобы свести к минимуму недоразумения и конфликты.

 7.  Управление проектами в лицее

Роль и место проектной деятельности в организации представлены на схеме в приложении 1. Управление проектами в лицее осуществляется согласно схеме, на которой показана иерархия членов проектной команды и соподчинение проектов - портфель проектов. Схема в приложении 2.

 8.  Управление рисками проекта

Риск – потенциальная возможность неблагоприятных ситуаций и связанных с ними последствий в виде какого-либо ущерба.

Согласно стандарту PMBoK:

Риск – неопределенное событие или условие, наступление которого может иметь как положительное, так и отрицательное влияние на проект.

По представленному образцу заполняется таблица идентификации рисков проекта, прописываются меры по управлению рисками.

Риск-ориентированное мышление лежит в основе понимания системы управления качеством согласно Международным стандартам ISO 9000:2015.

Идентификация рисков проекта

Основные управленческие ошибки

1. Некачественное формулирование целей и границ проекта.
2. Слабо проработанные стратегия и план реализации проекта.
3. Неадекватная организационная структура управления проектом.
4. Конфликт интересов участников проекта.
5. Неоднородность кадрового состава в проектной команде.
6. Неэффективные коммуникации внутри проекта и с внешними партнерами.
7. Слабая методология и инструментарий.

1. 9.        Результаты независимых экспертиз результативности

деятельности проектных команд

• • Международная выставка «ITE Сибирская ярмарка» УчСиб – малая золотая медаль (2012, 2014), серебряная медаль (2013).
• • V Открытый региональный конкурс методических материалов «Секрет успеха» – диплом I, II, III степени, диплом участника (2014).
• • Городской конкурс проектов «Инновации в образовании» – диплом лауреатов (2012, 2014), диплом победителей (2013), два диплома победителей (2014).
• • Международный сертификат в международном сертификационном органе  TÜV NORD CERT Gmbh (г. Эссен, Германия) в 2012 году; успешно прошел наблюдательный аудит в 2013,2014 году.
• В конкурсе на Премию Правительства НСО в области качества получил Диплом «Мастер качества» в 2012 году, Диплом лауреата в 2013 году.
• • Проект лицея «Система менеджмента качества: разработка, внедрение, сертификация» получил положительное заключение согласно независимой общественно-профессиональной оценке качества инновационной деятельности в проекте «Школа – лаборатория инноваций» (г. Санкт-Петербург) в 2013 году.

Наиболее значимые результаты образовательной деятельности лицея

за 2014-2015 учебный год

• В 2015 году лицей успешно прошел государственную аккредитацию и получил свидетельство об аккредитации образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам в отношении каждого уровня общего образования, действующее до 2027 года.
• Лицей – участник трех региональных проектов «Внедрение модели системы управления качеством образования в НСО», «Специализированные классы естественнонаучного и инженерного профиля», «Образовательная среда лицея как средство социализации личности» и одного межрегионального проекта «Воспитание талантов в интеллектуальном и культурном пространстве Сибири» совместно с Октемским лицеем (Саха, Якутия), реализуется в течение 11 лет.
• Четыре проекта представлены на Международной выставке «ITE Сибирская ярмарка» УчСиб-2015. Лицей награжден тремя Большими Золотыми медалями конкурса и одной Малой Золотой медалью.
• Лицей является участником Всероссийского проекта «Школа – лаборатория инноваций», членом Всероссийского Клуба инновационных ОУ (г. Санкт-Петербург).
• Лицей получил диплом за участие во Всероссийском конкурсе Программы «100 лучших товаров и услуг» (региональный этап).
• Три проекта представлены на Всероссийский конкурс «Управленческий ресурс» под эгидой Международной славянской академии наук, образования, искусств и культуры (МСА), награждены двумя Золотыми медалями и одной Серебряной медалью.
• Лицей представил статью на Всероссийский конкурс «Лучшая научная статья – 2015», научно-методический электронный журнал «Концепт»,
  г. Киров и получил Диплом призёра; статья опубликована в Швеции.
• Результативность участия в конференциях и конкурсах обучающихся:

международный уровень – 25 лауреатов;

всероссийский уровень – 38 лауреатов;

региональный уровень – 26 лауреатов;

муниципальный уровень – 85 лауреатов;

Результативность участия в олимпиадах:

всероссийская олимпиада «Шаг в будущее» – 2 призера;

региональный уровень – 3 победителя и 12 призеров;

муниципальный уровень – 2 победителя и 49 призеров;

• Мустакимов Денис, ученик 11 класса – призер регионального этапа Всероссийской олимпиады школьников по информатике;
• 4 лицеиста получили дипломы лауреатов,
• 3 – почетные грамоты за успешное выступление на Международной конференции «Решетневские чтения»;
• 1 лицеист был награжден дипломом «Золотая лига Сибири» Региональной НПК школьников «Эврика» СФО;
• 3 лицеиста были награждены дипломами «Золотая лига» Городской открытой НПК НОУ «Сибирь»;
• Трансляция педагогического опыта: выступления на конференциях, семинарах, круглых столах, мастер-классах – 36; публикации – 24 статьи (32 автора), одна публикация за рубежом - депозитарий университета Лунд, Швеция.

 10.   Направления развития и планируемые результаты

Программа развития лицея является инновационным мультипроектом. Каждый проект имеет свое время жизни, после завершения срока реализации одного проекта, открывается новый проект. Следовательно, всякий раз стоит задача формирования новой проектной команды. Когда алгоритм отработан, временные творческие коллективы складываются более мобильно и решают задачи нового проекта эффективно и со знанием дела.

Педагогический коллектив лицея планирует эффективно участвовать в 3 региональных проектах, и результаты своей деятельности представлять на независимую экспертизу педагогического сообщества региона через участие в конференциях, инновационных конкурсах, выставках различного уровня: от муниципального до международного. 

Приложение 1

Роль и место проектной деятельности в организации

Приложение  2

Портфель проектов

Приложение 3

Процессы и функции управления проектом                                   

Приложение 4

Формирование проектной команды в проектном менеджменте

При формировании команды  необходимо учитывать следующие аспекты:

Мотивационный: команда всегда получает командное вознаграждение. У команды должен быть общий значимый мотив, превосходящий по своей силе личные интересы и цели.

Функциональный: Каждый член проектной команды имеет четко определенную роль, соответствующую функциональным требованиям – основополагающее условие при рас­пределении ролей в проектной команде.

Коммуникативный: у сработавшейся команды проекта есть свой язык общения. В самых напряженных ситуациях коммуникации сжимаются до четких фраз, жестов, мимики. Все взаимодействие  должно проходить при необходимых и достаточных коммуникациях.

Совместимость: в проектной команде выделяют физиологическую, психологическую и социальную совместимость.

Однородность: для проектных команд характерна по квалификации и профессионализму. Это дополнительный объединяющий фактор, его необходимо учитывать и в проектировании команды, чтобы хоть по одному значимому признаку она была однородной.

Равенство: если руководитель создает команду из разновозрастных людей, говорящих на «разных» языках, с разным образованием и опытом работы в данной сфере, ему надо постараться создать для каждого равные возможности участия и реализации. Об этом важно помнить при определении статуса участников.

Специализация и профессионализм:в проектных командах высока роль специализации. Твою работу там никто за тебя не выполнит.

Обратная связь: ее называют «разбором полетов», или «анализом управленческой деятельности». Без сомнения, обратная связь – это сильное средство для раскрытия потенциала сотрудников. Но эта связь должна быть достоверной,

своевременной, открытой, предметно направленной, позитивно ориентированной. Критика должна быть конструктивной.

Экстремальные условия: проектная команда всегда действует в условиях ограниченного времени. В команде владеют методами регуляции и преодоления психологических проблем, сознательно блокируя их влияние на достижение главной общей цели.

Лидерство: особое место в осуществлении проекта занимает руководитель проекта, основная задача которого – обеспечить выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с техническим заданием.

Приложение 5

Стадии жизненного цикла команды проекта

Приложение 6

Алгоритм управления командой проекта

Приложение 7

Ресурсы проекта

 1.    Информационные ресурсы:

нормативно-правовая база проекта

Федеральный закон от 29 декабря 2012 года №273-ФЗ «Об образовании в РФ»

Методологической основой и инструментарием является Международный стандарт управления проектами  ISO 21500:2012, а также ГОСТ Р 54869 2011. Требования к управлению проектами.  Администрация лицея руководствуется нормативно-правовой базой, которая касается управления проектами.

Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь. Международный стандарт ISO 9000:2008/ ГОСТ ISO 9000 – 2011

Системы менеджмента качества. Требования. Международный стандарт ISO 9001:2008 / ГОСТ ISO 9001-2011

Стандарты организации. Менеджмент персонала СТО СМК АКЛ 013-2012

Международный стандарт ISO 9001:2015

управление проектами: ассоциации и стандарты

Международная ассоциация управления проектами – IPMA, Швейцария

Project Management International Competence Baseline – PM ICB

Российская ассоциация управления проектами – СОВНЕТ, Россия

Национальные требования к компетентности – НТК

Институт управления проектами – PMI США

Project Management Body Of Knowledge – PMBoK

ISO 21500 - Международный стандарт по управлению проектами

ГОСТ Р54869 2011 – Требования к управлению проектом

ГОСТ Р54870 2011 – Требования к управлению портфелем проектов

ГОСТ Р54871 2011 – Требования к управлению программой

1. 2.    Человеческие ресурсы (характеристика кадрового состава):